電子郵件有許多優點，即時又私密，方便又省時，難怪有成千上萬人使用電子郵件與親友聯繫，甚至進行商業往來。在這種溝通熱潮之下，多年沒寫信的人紛紛開始使用電子郵件。如果熬夜加班，可以將郵件寄到他人信箱，對方明早就可讀取信件。想聯繫的朋友若是身處另一個時區，或者生理節律與你不同，你可以寫電子郵件，不必擔心會跟打電話一樣擾人清夢。

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**如何撰寫英文電子郵件**

a. 開首敬辭
電子郵件的開頭一定要先行問候，例如：「Dear Lillian,」。根據你與收信者的親疏遠近，你要稱呼他們的姓而非他們的名，例如：「Dear Mrs. Price,」。如果關係較為親近，你可以說：「Hi Kelly,」。

(說明)
對方為男性用 Mr. ** ，對方為女性則用 Ms. ** ，如果為博士 ，無論男女皆用 Dear Dr. **。
其他常用的問候語包括：Hi there,  Dear All,  Hi,   Dear Sir/Madam,  Ladies and Gentlemen 。

 

b. 向受文者致謝 (開場白)
如果回覆客戶的詢問，你可先表達感謝。例如：如果某人詢問你的公司，你可以說：「Thank you for contacting ABC Company.」。如果某人已經回覆你先前的電子郵件，務必要說：「Thank you for your prompt reply.」或「Thanks for getting back to me.」。

 

c.表明你的目的 (開場白)
你有可能無法用感謝詞來作為電子郵件的起頭。如果是這樣，你可以表明目的。例如：「I am writing to introduce myself …」或「I am writing in reference to your advertisement…」。儘早在電子郵件中清楚說明目的，然後進入郵件的主題內容。記得要注意文法、拼字及標點符號，避免冗長的句子，讓句子簡潔明瞭。

 

d. 電子郵件內容
替各種場合收集單字、片語、句型與文章段落。許多人或許會告訴你，要學會如何用英文寫電子郵件，必須練習、練習再練習。練習非常有用，也是學好英文的必要手段。然而，問題是對許多英語學習者而言，「用英文寫信」等同於「犯下許多錯誤」。有些人甚至每個句子都有錯誤！如果你不會犯許多錯誤，你可以用英文寫信，而且你的英文會愈來愈好。然而，如果你會犯很多錯誤，你每次寫英文都會強化你犯的錯誤。你每回寫信就會不斷犯錯，錯誤的習慣會愈來愈根生地固。寫得愈多，英文愈爛。你只能透過閱讀與聆聽英文來學習如何寫出正確的英文書信。你必須閱讀與聆聽正確的英文句子。當你學會如何去組成正確的英文句子之後，你才能開始去寫信。

 

e. 結束語
電子郵件時再次感謝對方，或者再寫些客氣的結束語。你可以先說「Thank you for your patience and cooperation.」或「Thank you for your consideration.」，然後接著說「If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.」及「I look forward to hearing from you.」。

 

f. 結尾辭
電子郵件的最後一步是使用適切的結尾辭與屬名，正式用語是「Best regards,」 「Sincerely,」及「Thank you,」，比較隨結尾辭有「Best wishes,」或「Cheers,」。傳送電子郵件以前，請再次檢查電子郵件中的拼寫，確定你的電子郵件完美無暇！

**常用的英文電子郵件略語 (abbreviations)**

ASAP = as soon as possible

FYI = for your information

BTW = by the way

TIA = thanks in advance

LOL = laughed out loud

FAQ = frequently asked questions

OIC = Oh, I see

WTG = way to go (做得好!加油) = nice job, well done, nice work, nice effort, you did good, good job, good going, yeah, awesome, you did it!

 

 

**常用的英文電子郵件開頭短語**

◎ Just a note to let you know…

◎ For your information…

◎ Here are.. / Here is…

◎ Attached is (are) …

◎ In answer to your question

◎ This is to + V (This is to confirm my registration…)

◎ I am writing to…

◎ Just wanted to follow up with

◎ As you may have heard,…

◎ As you’re no doubt aware,…

◎ It has come to my attention that….

◎ I have been informed by…. that …

◎ As chairman (a manager/a director/a secretary) of ….

◎ When Mr. … of your firm called at this office on ….

◎ Following on the telephone conversation that you had with me yesterday…

◎ I am making inquiries about … and your name has been given to me by…

◎ Just a (quick) reminder that …

◎ Just wanted to drop you a quick line…

◎ Hope this email finds you well.

◎ This email is intended for …

◎ It’s been a long time since I last wrote to you.

◎ Just a clarification on ….

◎ This E-mail will serve as a clarification on….

◎ I’m attaching a Word file containing….

◎ This is (just) a followup to my previous e-mail.

 

 

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